ВОА Швейцарии изучил эффективность процесса закупок, а также использование предоставляемых услуг на основе 15 закупок в сфере услуг (экспертные контракты и другие услуги) с объемом финансирования в размере 9,5 млн. франков. Основой для выборки послужил отчет о контрактах Агентства на 2018-2021 гг.

1. ВОА выявил потенциал для повышения эффективности централизации отдельных департаментов Агентства в области закупок.

2. Ежегодное планирование и целевое использование кадровых и финансовых ресурсов Агентством осуществляются эффективно.

3.Децентрализованное распределение обязанностей в сфере закупок приводит к несогласованной работе отдельных подразделений Агентства и снижению эффективности закупок.

4. В 15 рассмотренных примерах не было обнаружено неэффективного или нецелевого расхода ресурсов при проведении закупок.

1) ВОА рекомендует дополнить требования в сфере закупок конкретными положениями, касающимися проведения анализа рынка и составления справочников, обязательных к использованию, особенно для крупных подрядчиков.

2) ВОА также рекомендует рассмотреть возможность централизации определенных компетенций и задач в сфере закупок в рамках проекта «Организационное развитие Агентства». Мера предполагает перераспределение обязанностей без расширения штата Агентства.

3) Ежегодное планирование, анализ проделанной работы, а также целевое использование Агентством кадровых и финансовых ресурсов находят отражение в ежемесячных отчетах о проделанной работе, представляемых Дирекцией Агентства. С точки зрения ВОА, подготовленные отчеты позволяют Агентству получать полную информацию о текущем состоянии деятельности, а также о целевых показателях эффективности госзакупок.

4) Централизация процедуры закупок имеет следующие преимущества:

• оказание поддержки с помощью новых подходов в области закупок для тех, кто в этом нуждается;
• повышение эффективности выполнения задач через централизацию сотрудников;
• выявление возможностей объединения с помощью централизованного мониторинга контрактов.

ВОА Швейцарии провел проверку деятельности Федерального статистического управления (далее – Управление). В рамках аудита была проведена оценка базовой закупочной документации.

• Во всех проверенных закупках отсутствовали декларации о беспристрастности (т.е. об отсутствии связи с поставщиками).
• ВОА положительно оценивает соответствие между результатами закупочной деятельности и потребностями пользователей.
• Эффективность предоставляемых Управлением услуг не проходит систематическую проверку количественными методами.
• Служба финансового контроля рекомендует Федеральному статистическому управлению в будущем полностью взять на себя управление закупками с помощью системы электронного управления предприятиями GEVER, чтобы сократить число утечек в СМИ.

• ВОА рекомендовал Управлению обратить внимание на состав оценочных групп и требовать от всех, кто участвует в подготовке тендерной документации и оценке, деклараций о непредвзятости.
• После аудита Управление пересмотрело свои процессы закупок и подготовило соответствующее руководство. Управление использует электронную систему управления бизнесом GEVER, которая обеспечивает автоматизацию и непрерывность бизнес-процессов.
• Служба финансового контроля рекомендует Управлению проверить, может ли механизм плановой контрольной отчетности (PCR) также использоваться для планирования закупок.

ВОА Швейцарии проверил, соблюдает ли Федеральное управление по оборонным закупкам (далее – Управление) надлежащие требования, направленные на предотвращение коррупции. Кроме того, ВОА проанализировал выполнение трех рекомендаций по результатам внешнего аудита, нацеленного на совершенствование процессов закупок в Федеральном министерстве обороны, гражданской защиты и спорта.

• Благодаря устоявшейся методологии управления проектами HERMES (методология, созданная в Швейцарии в 1975 г., для реализации проектов, как правило, связанных с информационными технологиями. HERMES предоставляет готовые «сценарии» с указанием ответственных лиц и поэтапной разбивкой, что значительно увеличивает скорость планирования) процесс закупок унифицирован для систематического противодействия угрозе коррупции.
• Управление обладает инструментами, необходимыми для предотвращения коррупции. Помимо системы HERMES к ним относятся принцип «четырех глаз»  и распределение функций между отделами.

• ВОА рекомендует Управлению периодически в обязательном порядке информировать своих сотрудников, участвующих в процессе закупок, о вопросах соблюдения нормативных требований и предотвращения коррупции.
• ВОА рекомендует Управлению проверять полноту информации, предоставленной внутренними и внешними сотрудниками для исключения их собственных интересов и побочных действий в каждом конкретном случае.