Национальное управление по аудиту Австралии (ANAO) провело проверку закупок офисной мебели Министерством внутренних дел и Агентством государственных услуг (Services Australia).

• В период с 1 июля 2017 года по 30 июня 2022 года правительство Австралии потратило более 355 миллионов австралийских долларов на офисную мебель.
• Агентство государственных услуг заключило 990 контрактов на сумму 180 миллионов долларов, что составляет 51% от общей стоимости контрактов в правительстве.
• Министерство внутренних дел заключило 28 контрактов на сумму 1,7 миллиона долларов.
• 93% закупок Агентства государственных услуг проводились через рамочные соглашения или постоянные предложения.

Критерии аудита: 

• Оценка соответствия закупок офисной мебели Правилам закупок Содружества (CPR);
• Оценка закупок на достижение оптимального соотношения цены и качества.

Основные результаты:

1. Министерство внутренних дел в основном соблюдало Правила закупок Содружества (CPR). Закупки, проводимые Министерством, также демонстрировали оптимальное соотношения цены и качества.

2. Агентство государственных услуг частично соблюдало CPR и в большинстве контрактов не смогла продемонстрировать достижение соотношения цены и качества.

3. Агентство государственных услуг часто обращалось к одному поставщику, несмотря на внутренние рекомендации обращаться к нескольким поставщикам, и не проводила сравнительный анализ цен. 

Нарушения: 

1.Недостаточное планирование закупок.

2.Ограниченное использование открытых конкурсов.

3.Отсутствие подтверждения цены и качества.

4.Недостаточный контроль за получением товаров и прозрачностью платежей. 

Риски:

1.Неэффективное использование государственных средств.

2.Отсутствие уверенности в достижении оптимального соотношения цены и качества.

1. Агентству государственных услуг необходимо улучшить свои процессы для планирования закупочных соглашений.

2. Агентству государственных услуг необходимо обеспечить надлежащую оценку соотношения цены и качества при закупке офисной мебели. 

Национальное управление по аудиту Австралии (ANAO) провело проверку закупок в рамках разработки и развертывания Сети расширенного южного позиционирования (Southern Positioning Augmentation Network, SouthPAN). Закупки производились Географическим научным агентством (Geoscience Australia, GA).

Критерии аудита: 

• были ли эффективны закупки в рамках развертывания SouthPAN;
• соответствие закупок SouthPAN  Правилам закупок Содружества (CPR)

Что выяснили по итогам аудита: 

1. Закупки Geoscience Australia SouthPAN были в основном эффективными.

2. Процесс закупок в основном соответствовал CPR, хотя продемонстрировать соотношение цены и качества в течение всего срока действия контракта будет сложно.

3. В GA существует подходящая структура управления контрактами.

4. Действующие критерии оценки эффективности для результатов, применяемые GA неэффективны.

5. Стоимость 19-летнего контракта составляет 1,18 миллиарда долларов. Цена контракта нуждается в более полном обосновании 

Нарушения: 

1.Отсутствие четких оценок экономической выгоды.

2.Непоследовательность в процессе оценки соотношения цены и качества.

3.Неэффективное управление конфликтом интересов.

4.Отсутствие эффективной системы управления жалобами конечных пользователей. 

Риски: 

1.Сложность демонстрации соотношения цены и качества в течение всего срока действия контракта.

2.Невозможность эффективного измерения результатов развертывания SouthPAN.

3.Снижение доверия пользователей к системе.

1. Для будущих закупок GA необходимо улучшить администрирование процесса и обеспечить последовательное применение утвержденной структуры оценки соотношения цены и качества.

2. GA необходимо внедрить четкий процесс рассмотрения жалоб для конечных пользователей SouthPAN.

3. GA необходимо создать методологию, которая позволит лучше проверять точность предоставляемых услуг. 

Национальное управление по аудиту Австралии (ANAO) провело проверку закупок Министерства обороны (Department of Defence) фрегатов класса «Хантер» (Hunter).

Цели аудита: 

• оценка эффективности закупок и внедрения в состав ВМС фрегатов класса «Хантер» Министерством обороны
• определение достижения соотношения цены и качества проекта на сегодняшний день

Основные результаты:

1. Управление Министерством обороны закупками фрегатов класса «Хантер» на сегодняшний день было частично эффективным.

2. В процессе закупок Министерства обороны и связанных с ним консультативных процессах не хватало ориентации на соотношение цены и качества, а ключевые документы, включая обоснование подхода к проведению закупок, не были сохранены.

3. Расходы по контракту на сегодняшний день не были эффективными для достижения этапов проекта, и проект испытывает 18-месячную задержку и дополнительные затраты в основном из-за незрелости проекта. 

Нарушения: 

1.Отсутствие ориентации на соотношение цены и качества.

2.Несохранение ключевых документов, в том числе обоснования подхода к закупкам.

3.Задержка начала строительства на 18 месяцев.

4.Увеличение стоимости контракта.

Риски: 

1.Неэффективное использование государственных средств.

2.Недостижение целей проекта в срок.

3.Дальнейшее увеличение стоимости проекта.

4.Снижение военно-морского потенциала из-за задержек.

5.Недостаточная прозрачность процессов закупок.

1. Министерству обороны следует улучшить соблюдение требований к ведению учета.

2. Министерству обороны следует улучшить предоставление правительству рекомендаций относительно затрат за весь срок службы имущества, включая вооружения и военную технику, и соотношения цены и качества.

Национальное управление по аудиту Австралии (ANAO) провело проверку закупок Министерства обороны (Department of Defence) Австралии, в т.ч. в рамках внедрения системы myClearance (система безопасного доступа к данным и другим ресурсам министерства)

Цель аудита: 

• Оценка эффективности закупок и внедрения системы myClearance Министерством обороны.

Основные результаты:

1. Закупки и внедрение системы myClearance были частично эффективными.

2. Планирование было в основном эффективным, но управление, надзор и отчетность не были реализованы эффективно.

3. Процессы закупок системного интегратора и партнера по реализации проекта не соответствовали политике закупок Министерства обороны.

4. Первоначальное внедрение системы было неэффективным, но последующие усилия по исправлению ситуации привели к прогрессивным улучшениям. 

Нарушения: 

1.Неэффективное управление рисками.

2.Процессы закупок не соответствовали политике закупок Министерства обороны и Правилам закупок Содружества.

3.Неэффективное управление внедрением системы. 

Риски: 

1.Недостижение целей проекта.

2.Неэффективное использование государственных средств.

3.Угрозы безопасности из-за неэффективной системы проверки безопасности.

1. Министерству обороны следует при реализации проектов трансформации с использованием ИКТ применять структуру управления рисками, соответствующую Политике управления рисками Содружества.
2. Министерству обороны следует убедиться в безопасности решения myClearance путем:

• • проведения тестирования на проникновение в производственной среде; и
  • завершения оценки рисков безопасности и плана для системы myClearance.

Национальное управление по аудиту Австралии (ANAO) провело проверку закупок Министерства иностранных дел и торговли Австралии (DFAT), осуществляемые по линии Австралийского паспортного стола (Australian Passport Office, APO).

Критерии аудита:

• соответствуют ли закупки Правилам закупок Содружества (Commonwealth Procurement Rules, CPR);
• демонстрируют ли закупки достижение оптимального соотношения цены и качества.

Основные результаты:

1. Закупки, проводимые Министерством через APO, не соответствовали CPR и политике закупок DFAT.
2. Открытые и конкурентные процессы закупок не использовались.
3. Принятие решений о закупках было недостаточно подотчетным и прозрачным, а практика закупок не соответствовала этическим стандартам.

Нарушения: 

1. Отсутствие стратегии закупок. 
2. Недостаточное использование конкурентных подходов к рынку.
3. Несоблюдение Правил закупок Содружества.
4. Непрозрачное принятие решений. 

Риски: 

1. Неэффективное использование государственных средств.
2. Отсутствие гарантии оптимального соотношения цены и качества.
3. Возможность коррупции

1. 1DFAT следует разработать и внедрить документированный процесс планирования закупок, включая документированную стратегию, для своего Австралийского паспортного офиса.
2. DFAT следует проводить регулярные проверки своих панельных соглашений, чтобы гарантировать, что они по-прежнему представляют собой оптимальное соотношение цены и качества.
3. DFAT должна обеспечить, чтобы подходы к рынку планировались и проводились таким образом, чтобы способствовать конкуренции и оптимальному соотношению цены и качества в соответствии с Правилами закупок Содружества.
4. DFAT следует довести до сведения соответствующего персонала важность соблюдения политики закупок департамента и Правил закупок Содружества.
5. DFAT следует внедрить соответствующие средства контроля, чтобы гарантировать, что утверждающие лица получают точную и всестороннюю информацию о предлагаемых закупках и изменениях контрактов и что утверждающие лица надлежащим образом рассматривают эту информацию
6. DFAT следует пересмотреть и улучшить свои процессы для выявления, управления и сообщения о потенциальных нарушениях Правил закупок Содружества и политики закупок департамента

Tourism Australia (TA) – государственная компания, подведомственная Министерству торговли Австралии. Национальное управление по аудиту Австралии (ANAO) провело проверку закупок и управления контрактами.

Критерии аудита:

• соответствуют ли закупки Правилам закупок Содружества (Commonwealth Procurement Rules, CPR);
• демонстрируют ли закупки достижение оптимального соотношения цены и качества.

Основные результаты

1. TA неэффективно соблюдает CPR и не демонстрирует достижения оптимального соотношения цены и качества.
2. Существуют нарушения в использовании открытых торгов, управлении конфликтами интересов и ведении документации.
3. Риск неэффективного использования государственных средств и не достижения целей закупок.

Нарушения:

1. Недостаточное использование открытых и конкурентных процессов закупок.
2. Отсутствие планов управления контрактами.
3. Отсутствие четких требований к исполнению в более чем половине контрактов.

Риски:

1. Неэффективное использование государственных средств.
2. Недостижение оптимального соотношения цены и качества

1. Разработка и внедрение всеобъемлющей политики закупок: необходимо разработать политику, которая полностью соответствуют CPR и охватывают все этапы закупок, от планирования до управления контрактами.
2. Повышение использования открытых и конкурентных подходов: TA следует стремиться к увеличению доли закупок, осуществляемых с использованием открытых и конкурентных процессов.
3. Улучшение документации по закупкам: Документация должна содержать четкие критерии оценки, которые используются для выбора поставщика, предлагающего наилучшее соотношение цены и качества.
4. Внедрение формальных планов управления контрактами: для всех контрактов, особенно для высокорисковых и дорогостоящих, необходимо разрабатывать и внедрять планы управления контрактами.
5. Улучшение мониторинга исполнения контрактов: TA следует усилить мониторинг исполнения контрактов, чтобы убедиться, что поставщики выполняют свои обязательства в соответствии с условиями контракта.
6. Обеспечение надлежащего учета изменений контрактов: Любые изменения в контрактах должны быть документально оформлены и должны демонстрировать, что изменение обеспечивает наилучшее соотношение цены и качества.
7. Улучшение соблюдения требований AusTender: TA необходимо обеспечить своевременное и точное представление отчетов о контрактах в AusTender.
8. Усиление этических норм и управления конфликтами интересов: TA должна усилить этические нормы и процессы управления конфликтами интересов во всех процессах закупок.
9. Обеспечение надлежащего ведения документации по закупкам: необходимо обеспечить ведение надлежащей документации по всем процессам закупок, чтобы обеспечить прозрачность и подотчетность

Национальное управление по аудиту Австралии (ANAO) провело аудит эффективности планирования и управления закупками в связи с COVID-19 для увеличения Национального запаса медикаментов (NMS) в рамках первого этапа многолетней стратегии ANAO, направленной на эффективное, действенное, экономичное и этичное осуществление ответных мер Правительства Австралии на пандемию COVID-19.

Критерии аудита:

• Было ли эффективным планирование закупок для Национального запаса медикаментов до пандемии?
• В рамках ответных мер Правительства Австралии на COVID-19, были ли эффективными планирование и управление закупками Национального запаса медикаментов?
• Соблюдены ли требования Национального запаса медикаментов по закупкам средств индивидуальной защиты и медицинского оборудования в связи с COVID-19?

Основные результаты

1. Требования Национального запаса медикаментов к закупке средств индивидуальной защиты и медицинского оборудования в связи с COVID-19 были выполнены или перевыполнены. Процесс планирования закупок здравоохранения для NMS может быть улучшен.
2. Планирование закупок для NMS до пандемии было частично эффективным и частично было основано на оценке рисков. Соглашение со штатами и территориями об ответственности за накопление запасов не было задокументировано, и информация о запасах не распространялась должным образом. Отсутствовали протоколы экстренных закупок.
3. Механизмы планирования и управления закупками NMS Департаментом здравоохранения и Департаментом промышленности, науки, энергетики и ресурсов Австралии в ответ на пандемию COVID-19 были эффективными. Оба органа действовали в рамках разработанных планов, соблюдали требования национального законодательства и внедрили эффективные механизмы управления с учетом имевшихся рисков.
4. Отсутствие четких требований к закупке средств индивидуальной защиты, зонд-тампонов для сбора биоматериала и тестов на COVID-19. Закупаемые количества для NMS были согласованы приблизительно с общими оценками потребностей национальной системы здравоохранения по всем товарам, для которых было проведено моделирование спроса, что позволяет предположить, что потребности в закупках были выполнены или перевыполнены.

Целенаправленные механизмы управления и планирования госзакупок могут снизить риски ненадлежащего использования государственных ресурсов, возникающие в чрезвычайных ситуациях.

1. Планирование закупок для NMS в обычном режиме должно основываться на анализе стратегических рисков и угроз.
2. В системе здравоохранения следует создать механизм для регулярного обмена информацией между юрисдикциями о запасах медикаментов, оборудования и пр., который будет функционировать как в обычном режиме, так и в чрезвычайных ситуациях.
3. Министерство здравоохранения должно внедрить в работу стратегический план закупок, управления и распределения для NMS, который будет включать протоколы экстренных закупок.

Закупки являются основным направлением деятельности Официального органа национальной столицы (NCA). Национальное аудиторское управление Австралии (ANAO) провело данный аудит с целью подтверждения эффективности закупочной деятельности NCA для Парламента Австралии.

Критерии аудита:

• Применяются ли открытые и конкурентные процессы закупок?
• Соответствовал ли процесс принятия решений принципам подотчетности и прозрачности?

1. Недостаточное использование NCA открытых и конкурентных процессов закупок, несоблюдение Правил закупок Содружества (CPR) и низкая прозрачность и ведение учета означают их невозможность обеспечить оптимальное соотношение цены и качества в своей закупочной деятельности.
2. NCA недостаточно использует открытые и конкурентные процессы закупок. В тех случаях, когда проводились открытые торги, обычно документация по запросу ограничивала масштабы эффективной конкуренции. В тех случаях, когда к поставщикам обращались напрямую, пул потенциальных участников тендера часто ограничивался теми, кто ранее привлекался к участию в торгах или описывался NCA как уже ранее известный ему или его консультантам. Что касается проведенных процессов оценки, лишь чуть более половины контрактов было присуждено кандидату, документация которого свидетельствовала о том, что он предлагает наилучшее соотношение цены и качества. Проведение закупок также не соответствовало последовательным этическим стандартам.
3. Принятие решений о закупках не соответствовало в полной мере принципам подотчетности и прозрачности. По большинству рассмотренных контрактов было получено одобрение соответствующего делегата. Пробелы в отчетах о планировании и проведении закупок были обычным явлением. Отчетность NCA о контрактах и поправках к AusTender в значительной степени не соответствовала требованиям Правил закупок Содружества (CPR).

Конкуренция побуждает потенциальных поставщиков подавать более эффективные, действенные и экономичные предложения. Это также гарантирует, что закупающая организация может сравнивать цену и качество товаров, работы и услуг у разных поставщиков. Открытость в закупках предполагает предоставление поставщикам справедливого и равноправного доступа к получению контрактов при сохранении прозрачности и целостности процесса.

1. Департаменту финансов необходимо разработать и опубликовать руководство с четким определением понятия «строительных услуг» для возможности рассмотрения соответствующим организациям вопроса о том, какой порог закупок использовать для целей Правил закупок Содружества (CPR).
2. Национальному столичному управлению (NCA) следует: увеличить степень использования открытых конкурентных процессов закупок; повысить точность отчетов AusTender о том, каким образом были разрешены контракты.
3. Национальному столичному управлению (NCA) следует улучшить контроль за ведением записей о проведенных тендерах с обоснованием использования подходов к закупкам и описанием критериев, на основе которых достигнуто соотношение цены и качества.
4. Комитет по аудиту Национального столичного управления (NCA) обязан контролировать и обеспечивать гарантии того, что NCA применяет открытый, справедливый и недискриминационный подход при проведении закупок.
5. Национальному столичному управлению (NCA) рекомендуется усилить контроль за закупками, с целью гарантировать, что документация по заявкам на закупки включает полное описание критериев оценки, которые будут применяться.
6. В случае назначения «советника по вопросам равного доступа», Национальное столичное управление (NCA) активно привлекает советника к работе и руководит его деятельностью, с целью обеспечить предоставление услуг в соответствии с договором и обеспечить равный доступ поставщиков в процессе закупок.
7. Национальному столичному управлению (NCA) необходимо внедрить систему мониторинга и обеспечения соблюдения Правил закупок Содружества (CPR), включая отчетность AusTender.
8. Национальному столичному управлению (NCA) следует уделить больше внимания своевременной и точной отчетности о своей закупочной деятельности, а также составлению и хранению соответствующих записей об этой деятельности.