Управление Генерального аудитора Канады (OAG) провело аудит государственных закупок Министерства обороны Канады. В рамках аудита рассматривался вопрос своевременности поставок канадским вооруженным силам необходимой техники и материальных средств. Было проверено, были ли доставлены запрошенные материальные средства (инструменты, запасные части, обмундирование и специальная одежда, а также наборы питания) своевременно, без излишних транспортных расходов. Из аудита была исключена поставка вооружений и военной техники.

1. Министерство обороны не хранило необходимое количество материальных средств в специально отведенных для этого местах. Это потребовало дополнительных шагов для закупки материальных средств или их перемещения между пунктами, что замедлило доставку. Некачественное управление запасами также привело к более широкому использованию коммерческого транспорта, который часто стоит дороже, чем любые другие варианты. Кроме того, Министерство обороны не разработало адекватных показателей эффективности управления запасами.
2. Министерство обороны не уделяло достаточно внимания управлению запросами поставок: подавляющая часть запросов, отмеченных высокой важность были выбраны без обоснований.
3. Было выявлено, что для перемещения материальных средств в пределах Канады у Министерства обороны не было надлежащего контроля для определения наиболее подходящих и эффективных методов транспортировки.

Закупка и поставка особенно важных материальных средств, в частности, необходимых для сохранения безопасности государства, должны основываться на трёх составляющих: своевременности, минимизированных транспортных расходах и повышенной эффективности.

1. Министерству обороны следует пересмотреть свои прогнозы потребностей в материальных средствах, чтобы обеспечить наличие достаточных запасов в специально отведенных местах. Также следует пересмотреть свои показатели оценки материальных средств на уровне Министерства, отдельных складов и баз хранения с целью использовать полученные данные для контроля за соблюдением уровня запасов.
2. Министерство обороны должно улучшить надзор за порядком ранжирования запросов, с тем чтобы приоритетность присваивалась обоснованно.
3. Министерство обороны должно извещать правительство о стоимости всех доступных способов транспортировки и давать четкие указания о выборе наиболее оптимального по цене способа транспортировки.

Управление Генерального аудитора провинции Альберта (Auditor General of Alberta) провело аудит государственных закупок Департамента инфраструктуры (Alberta Infrastructure), чтобы убедиться в эффективности процессов закупок, обеспечивающих оптимальное соотношение цены и качества и снижающих риск дорогостоящих юридических проблем. Были изучены процессы закупок Департамента инфраструктуры, чтобы обеспечить справедливые и конкурентные закупки строительных тендеров.

Проверка показала, что в Департаменте инфраструктуры внедрены процессы для справедливого и конкурентного проведения закупок в рамках строительных тендеров, не все эти процессы эффективны, однако и их можно улучшить.

Департамент заключал контракты на строительство на конкурсной основе, включал необходимую информацию в тендерную документацию и следил за процессом оценки. Однако процессы, принятые в Департаменте, не всегда приводили к закупкам, которые соответствовали действующему законодательству. Кроме того, большинство закупок были выиграны поставщиками, направившими своим предложения непосредственно перед закрытием торгов. У Alberta Infrastructure были недостатки в средствах управления доступом к информационной системе закупок, которые не всегда предоставили возможность последовательно оценивать предложения поставщиков.

Справедливые и конкурентоспособные процессы закупок необходимы для того, чтобы жители Альберты получали достойный результат за счет потраченных правительством средств. Справедливые и конкурентные процессы предоставляют участникам рынка равные возможности участвовать в торгах и помогают гарантировать выполнение капитальных проектов в рамках объема, бюджета и графика.

1) Департаменту инфраструктуры рекомендовано усилить контроль предоставления и публикации тендерных документов.

2) Департаменту инфраструктуры рекомендовано обеспечить надлежащий контроль за получением электронных материалов во время проведения или до закрытия закупки.

3) Департаменту инфраструктуры рекомендовано улучшить контроль доступа к своим информационным системам по закупкам.

4) Департаменту инфраструктуры следует улучшить контроль за:

• проверкой соответствия требованиям запроса предложений;
• выявление потенциальных конфликтов интересов;
• обеспечение того, чтобы оценочные комментарии были четко задокументированы.

Управление Генерального аудитора Британской Колумбии (Office of the Auditor General of British Columbia) провело аудит приоритезации, планирования, реализации и оценки проектов капиталовложений в Министерстве среднего профессионального образования. В рамках проведённого аудита особое внимание уделялось тому, соответствуют ли государственной политике закупки крупных строительных работ в Министерстве.

Критерии аудита:

Министерство среднего профессионального образования было обязано обеспечить следующее:

• Процессы планирования капиталовложений в учебных заведениях включают определение приоритетности проектов, чтобы выявить, где существует наибольшая потребность в капитальных активах.
• Осуществляемая деятельность по планированию капитальных закупок и управлению рисками соответствует законодательству.
• Закупки капитальных работ осуществляются на конкурентной и прозрачной основе, демонстрируя соотношение цены и качества.
• Результаты процессов капитальных закупок отслеживаются и предоставляются контрольно-надзорным органам, а также доступны для общественности

Процессы планирования Министерства среднего профессионального образования на момент планирования проектов (2005-2009 гг.) в отношении капитальных закупок не отвечали всем требованиям установленных документов (в т.ч. – утвержденной правительством Канады Концепции управления капитальными активами, а также Справочному руководству министерства высшего образования по капитальным активам для завершенных проектов) Однако после повторного изучения сложившейся практики, было подтверждено, что Министерство соответствует требованиям

Использование стандартизированных подходов помогает лицам, принимающим решения, оценить преимущества и недостатки действий в условиях ограниченных ресурсов.

Сотрудникам Совета Казначейства (Treasury Board) рекомендуется:

1. Определить ключевые документы капительного проекта, которые необходимо сохранить, и указать, где, кем и как долго они должны храниться.

Министерству среднего профессионального образования рекомендуется:

1. Использовать более глубокое понимание состояния своих объектов для определения приоритетности крупных проектов по техническому обслуживанию и новому строительству, а также для информирования о целях и приоритетах планирования капиталовложений.
2. Следить за своими процессами документации, чтобы обеспечить полноту представления капиталовложений.
3. Требовать, чтобы высшие учебные заведения отчитывались о соблюдении ими принципов конфликта интересов, изложенных в Концепции управления капительными активами для крупных проектов, в рамках сообщения Министерству после присуждения контракта.
4. Создать план аудита, основанный на оценке рисков, чтобы гарантировать, что периодические независимые закупочные или финансовые аудиты (или и то, и другое) завершены для значительных капитальных проектов, финансируемых правительством провинции.
5. Улучшить свои методы управления данными, требуя от руководителей проектов анализа опыта реализации крупных проектов, а также обсуждение успехов и проблем проекта со сотрудниками Министерства.
6. Требовать, чтобы высшие учебные заведения после завершения капитального проекта оценивали и сообщали о своём прогрессе в достижении первоначальных целей экономического обоснования